AccountFact

Vanaf 2026 wordt elektronische facturatie via Peppol verplicht voor alle B2B‑transacties tussen Belgische btw‑plichtigen. Die verplichting verandert niet alleen het wettelijke kader, maar ook de manier waarop ondernemingen hun facturatie, opvolging en administratie organiseren.

Hoewel er een korte overgangsperiode geldt tot 31 maart 2026, is één ding duidelijk: e‑facturatie via Peppol is een blijvende hervorming. Voor accountants betekent dit dat ze hun klanten tijdig moeten voorbereiden op nieuwe processen, verantwoordelijkheden en mogelijke valkuilen.

1. Van papieren facturen naar datagedreven processen

Waar facturen vroeger zichtbaar binnenkwamen via e‑mail of post, worden ze in een Peppol‑omgeving rechtstreeks tussen systemen uitgewisseld. Dat verhoogt de datakwaliteit, maar vraagt ook een andere manier van werken.

Veel ondernemers weten niet waar hun e‑facturen precies terechtkomen of hoe meldingen in hun software functioneren. Daardoor riskeren ze facturen te missen. Accountants spelen hier een cruciale rol: klanten begeleiden in hun tools, opvolgflows instellen en extra aandacht besteden aan openstaande posten tijdens de opstartfase.

2. Betalingsvertragingen ontstaan zelden door Peppol zelf

Hoewel Peppol de uitwisseling van facturen stroomlijnt, blijkt uit praktijkervaring dat betalingen niet automatisch sneller verlopen. De oorzaak ligt meestal bij interne processen bij de ontvanger: niemand voelt zich verantwoordelijk voor de opvolging van inkomende e‑facturen.

Accountants kunnen klanten helpen door duidelijke procedures te definiëren, rollen vast te leggen en de eerste Peppol‑transacties samen te analyseren. Zo worden knelpunten snel zichtbaar.

3. Stoppen met dubbele facturatiekanalen

Veel bedrijven blijven uit gewoonte zowel een Peppol‑factuur als een pdf per e‑mail versturen. Dat lijkt veilig, maar veroorzaakt net extra risico’s: dubbele boekingen, manuele controles en foutgevoelige correcties.

Zodra Peppol actief is, volstaat één kanaal. Accountants kunnen klanten ondersteunen bij het afbouwen van oude gewoontes en het creëren van een eenduidige, efficiënte workflow.

4. Peppol automatiseert niet het volledige facturatieproces

Een vaak gehoorde misvatting is dat Peppol het volledige traject van factuur tot betaling automatiseert. In werkelijkheid blijft menselijke controle essentieel.

• Inhoudelijke verificaties blijven nodig
• Goedkeuringsflows blijven bestaan
• Betwistingen moeten nog steeds manueel worden behandeld
• Betalingen verlopen buiten Peppol

Door dit helder uit te leggen, voorkom je onrealistische verwachtingen en frustraties bij klanten.

5. Duidelijkheid over registratie en factuurstatus

Niet elke ondernemer weet of zijn Peppol‑registratie correct is of hoe hij de status van een verzonden factuur moet interpreteren. Is de factuur afgeleverd? Aanvaard? In behandeling?

Onzekerheid hierover leidt vaak tot onnodige discussies over laattijdige betalingen. Transparantie en traceerbaarheid worden daarom belangrijke criteria bij de keuze van facturatie‑ en boekhoudsoftware. Accountants kunnen klanten hierin gericht adviseren.

6. Digitalisering neemt toe, maar software blijft versnipperd

Hoewel Peppol de standaard voor factuuruitwisseling uniform maakt, blijft het softwarelandschap divers. Facturatie, boekhouding, betalingen en rapportering zitten niet altijd in één geïntegreerde omgeving.

Zonder duidelijke keuzes ontstaat versnippering. Accountants kunnen klanten begeleiden naar schaalbare oplossingen die samenwerking en gegevensuitwisseling vereenvoudigen.

7. Fouten wegen zwaarder in een Peppol‑omgeving

Correcties verlopen in Peppol uitsluitend via creditnota’s. Een foutieve factuur kan niet zomaar vervangen worden. Dat verhoogt de administratieve impact van fouten.

Preventieve kwaliteitscontrole wordt dus belangrijker dan ooit. Door klanten te helpen bij het opzetten van duidelijke facturatieprocessen en controles aan de bron, beperken accountants het aantal correcties én het herstelwerk.

Conclusie

De overstap naar Peppol is meer dan een technische verplichting. Het is een structurele verandering die impact heeft op processen, verantwoordelijkheden en softwarekeuzes. Accountants die hun klanten tijdig begeleiden, vermijden niet alleen problemen, maar creëren ook kansen voor efficiëntere workflows en betere datakwaliteit