AccountFact

Ondernemers die internationaal actief zijn, krijgen er vroeg of laat mee te maken: buitenlandse btw. Denk aan hotelkosten tijdens een zakenreis, deelname aan een buitenlandse beurs, opleidingen in een ander EU‑land of aankopen bij leveranciers buiten België. Veel bedrijven laten die btw gewoon liggen, terwijl ze er perfect recht op hebben.

Toch blijft het proces voor velen een mysterie. In deze blog leg ik uit hoe je als Belgische onderneming buitenlandse btw kunt terugvragen, welke voorwaarden gelden en hoe je het proces efficiënt aanpakt.

Wanneer kan je buitenlandse btw terugvragen?

Je kunt buitenlandse btw terugvragen wanneer:

• je onderneming btw-plichtig is in België
• je geen btw‑aangifte indient in het land waar je de kosten hebt gemaakt
• de kosten zakelijk en aftrekbaar zijn
• de facturen voldoen aan de lokale factuurvereisten

Typische kosten waarvoor btw kan worden teruggevraagd:

• hotelovernachtingen
• restaurantkosten (afhankelijk van het land)
• toegang tot beurzen, congressen en opleidingen
• brandstof en autohuur
• goederen en diensten die je in het buitenland hebt aangekocht

Hoe werkt het terugvragen van buitenlandse btw?

1. Aanvraag gebeurt via Intervat (Belgische overheid)

Je dient de aanvraag niet rechtstreeks in bij het buitenland.
Alle EU‑aanvragen verlopen via het Belgische Intervat‑portaal.

Je hebt nodig:

• de originele facturen
• een scan of pdf van elke factuur
• een duidelijke omschrijving van de kost
• de juiste btw‑categorie (per land verschillend)

2. Intervat stuurt je aanvraag door naar het betrokken EU‑land

Het buitenlandse btw‑kantoor beoordeelt:

• of de factuur voldoet aan hun regels
• of de kost aftrekbaar is volgens hun wetgeving
• of je onderneming recht heeft op teruggaaf

3. Terugbetaling gebeurt door het buitenland

De terugbetaling komt rechtstreeks van het buitenlandse btw‑kantoor, niet van België.

Deadlines die je absoluut moet respecteren

De belangrijkste deadline:

30 september van het jaar volgend op het jaar van de kosten

Voorbeeld:
Btw op kosten van 2025 moet uiterlijk 30 september 2026 worden aangevraagd.

Te laat = definitief verloren.

Belangrijke voorwaarden per land

Hoewel de EU‑regels geharmoniseerd zijn, heeft elk land eigen bijzonderheden:

• sommige landen eisen minimumbedragen per aanvraag
• restaurantkosten zijn in bepaalde landen niet aftrekbaar
• sommige landen vragen extra bewijsstukken (bijv. hotelbevestiging)
• facturen moeten vaak op naam van de onderneming staan, niet op naam van de werknemer

Een goede voorbereiding voorkomt afwijzingen.

Veelgemaakte fouten die leiden tot weigering

• facturen op naam van een werknemer i.p.v. de onderneming
• ontbrekende of onduidelijke facturen
• kosten die niet zakelijk zijn
• verkeerde btw‑categorie gekozen
• te laat indienen
• kosten waarvoor het land geen aftrek toelaat

Waarom buitenlandse btw terugvragen loont

Voor bedrijven die regelmatig reizen of internationaal inkopen doen, kan het om honderden tot duizenden euro’s per jaar gaan.
Veel ondernemingen laten dit geld liggen door onwetendheid of tijdsgebrek.

Een goed georganiseerd proces — of samenwerking met een accountant die dit beheerst — maakt het verschil.

Praktische tips om het proces te vereenvoudigen

• verzamel buitenlandse facturen onmiddellijk digitaal
• controleer of de factuur voldoet aan de lokale eisen
• noteer per factuur de reden van de kost
• dien aanvragen per kwartaal of halfjaar in om vertraging te vermijden
• werk met vaste categorieën per land

Conclusie

Btw terugvragen in het buitenland is geen administratieve last, maar een financiële opportuniteit. Met de juiste aanpak en kennis van de regels kan je onderneming jaarlijks een mooi bedrag recupereren.

Of je nu een zelfstandige bent die af en toe reist, of een bedrijf dat internationaal actief is: buitenlandse btw terugvragen is een slimme manier om je kosten te optimaliseren.