AccountFact

Sinds 1 januari 2026 is het sturen van een PDF-factuur via e-mail voorbij voor B2B-transacties in België. Wie nog steeds op de oude manier factureert, riskeert niet alleen boetes, maar ook dat zijn facturen gewoon worden geweigerd. Wat verandert er precies, en hoe zorg je dat je bedrijf in orde is?

Wat is Peppol en waarom is het verplicht?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd digitaal netwerk waarover facturen worden uitgewisseld tussen softwaresystemen. De factuur vertrekt vanuit jouw boekhoudsoftware en belandt rechtstreeks in de boekhouding van je klant, zonder handmatige tussenstap.

De Belgische overheid maakte dit verplicht via de Wet van 6 februari 2023. Het doel: de btw-kloof dichten. In 2018 liep België nog €3,6 miljard mis door btw-fraude en fouten. Met automatische factuuruitwisseling worden discrepanties veel sneller opgespoord.

Voor wie geldt de verplichting?

De regel is eenvoudig: ben je btw-plichtig in België en factureer je aan een andere Belgische btw-plichtige onderneming? Dan moet je via Peppol werken. Dit geldt ongeacht de grootte van je bedrijf, van eenmanszaak tot grote vennootschap.

Er zijn een paar uitzonderingen:

• B2C-transacties (facturatie aan particulieren) vallen buiten de verplichting.
• Buitenlandse leveranciers zonder vaste inrichting in België zijn niet verplicht om Peppol te gebruiken, al zullen steeds meer Belgische klanten dit wel vragen.
• Vrijgestelde sectoren kunnen in bepaalde gevallen een uitzondering genieten — raadpleeg je accountant.

Wat als je nog niet in orde bent?

De gevolgen zijn concreet. Administratieve boetes lopen op van €1.500 tot €5.000 per overtreding. Bovendien weigeren veel bedrijven intussen automatisch facturen die niet in het juiste Peppol BIS 3.0-formaat zijn opgemaakt. Dat betekent betalingsvertraging, en druk op je cashflow.

Een PDF per mail versturen is niet langer rechtsgeldig voor B2B-verkoop. Ook je algemene voorwaarden en interne processen verdienen een update.

Hoe kom je in orde?

Je hebt een zogenaamd Access Point nodig: een technische tussenschakel die jou verbindt met het Peppol-netwerk. Je Peppol-ID is gebaseerd op je ondernemingsnummer (KBO-nummer), niet je btw-nummer.

De meeste boekhoudsoftwarepakketten ondersteunen Peppol vandaag al. Ben je zelfstandige of kleine vennootschap zonder duur pakket? Dan bestaat er Let’s Peppol, een gratis, open-source Access Point van de non-profit BARGE vzw, volledig GDPR-conform en zonder verborgen kosten.

En wat met de toekomst?

E-facturatie is slechts stap één. Vanaf 2028 volgt e-reporting: btw-gegevens worden bijna in realtime gedeeld met de belastingdienst. De oplossing die je nu implementeert, vormt de basis daarvoor. Wie vandaag goed instapt, heeft straks weinig extra werk. Twijfel je over je situatie? Bespreek het met je accountant. De overstap is kleiner dan je denkt, en de voordelen in efficiëntie zijn groot.